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| 웹 기획자가 활용하는 Adobe Acrobat |
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웹 기획자 대표 문서, IA + SB |
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‘문서 없는 세상에 살고 싶어요!’ 유서에 써 있는 문구 같은 이 말은 프로젝트 마다 불필요할 정도로
문서에 치이고 사는 기획자들로서는 한번쯤은 가져보는 생각일 것이다. 수 년 동안 웹 기획이라는
직무를 수행하고 있는 필자의 경우도 사정은 비슷하다. 하나의 프로젝트가 진행되는 동안 생성되고
수정되고 삭제되고 다시 업데이트되고 변경되는 문서는 정말 셀 수 없이 많지만 그 가운데 웹 기획자
의 대표 문서를 꼽으라면 IA(정보 설계서)와 SB(스토리 보드)를 꼽을 것이다. 조금 과장한다면 이 두
개의 문서만 있어도 하나의 웹 사이트를 구축할 수 있다고 본다.
정보 설계서는 사용목적에 따라
콘텐츠 리스트, 사이트 맵, 메뉴 구조도 등의 다양한 이름을 가지며 조금씩 형태를 달리하는 경우가
있지만 대체로 엑셀 파일 형태로 제작된다.
그리고 스토리보드는 대체로 파워포인트로 작성된다. |
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웹 기획 대표 문서의 문제점 |
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엑셀과 파워포인트, 이 두 가지 대표주자가 재미있는 점은 각각 이질적인 형태인 엑셀 파일과 파워
포인트 파일로 존재하면서도 상당히 긴밀한 관계를 갖고 있다는 것이다. 그래서 프로젝트가 끝날
때까지도 두 개 문서는 서로 붙어 다니는 일이 많다.
이 문서들이 클라이언트에게 전달될 때는 .xls 파일과 .ppt 파일로 전달된다. 가끔은 스토리보드
앞장에 엑셀로 만들어진 문서를 삽입해 제출하는 경우가 발생하기도 하는데 엑셀에서 만들어진
긴 내용을 파워포인트에 갖다 붙이게 되면 다음 그림과 같은 문제가 발생한다.
| 그림 1. 엑셀 내용을 파워포인트에 붙인 경우 |
이런 문제가 발생하는 이유는 엑셀 내용을 파워포인트에 붙이게 되면서 파워포인트 표 안에 디폴트
마진이 적용돼 공간을 차지해버리기 때문이다. 즉 이종 문서간 취합이 다소 불편하다는 말이다.
이 때는 필살기로 익힌 ‘편집 내공’을 구사해가며 페이지별로 나누거나 테이블을 조절하는 것이
일반적일 것이다. 편집할 페이지가 많다고 가정하면 정말 끔찍한 일이지만. |
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이질적인 오피스 문서 합치기(IA+SB) |
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이처럼 이질적인 문서 형태를 하나로 합치는 데는 Adobe Acrobat이 정말 편리하다.
별다른 편집 과정이 필요 없으니 편집 내공을 구사할 필요도 없다. 파워포인트나 엑셀에서 각각 ‘미리
보기’를 하는 것처럼 PDF 문서로 만들어진다고 머릿속에 그려보기만 하면 된다. 그럼 사이트 맵과
스토리보드를 하나로 묶어 PDF로 만들어보자.
우선 여러 개의 파일을 이용해서 PDF를 생성할 것이므로 File > Create PDF > From Multiple Files..
를 선택한다.
| 그림 2. From Multiple Files . .선택 |
대화 창에서 Browse... 버튼을 클릭하고 합치고자 하는 문서 파일들을 불러온다.
예제에서는 2페이지 분량의 xls파일과 110장 분량의 스토리보드 ppt파일을 불러왔다.
선택이 완료되었으면 OK 버튼을 클릭한다.
| 그림 3. Browse... 버튼을 클릭해 합치고자 하는 문서 파일을 불러온다 |
OK 버튼을 클릭하면 엑셀과 파워포인트 프로그램이 자동으로 열린 후 닫히면서 xls 파일과 ppt 파일
을 PDF로 변환하기 시작한다. 화면에는 아래 그림과 같은 진행창이 표시된다.
상태표시줄에는  아이콘이 나타나는데 ‘프린터 언어(포스트스크립트)를 이용해 PDF를 생성 중
입니다’ 정도로 이해하면 된다. 때문에 파일로만 생성되는 것일 뿐 실제로 종이에 프린트가 되는 것은
아니다. PDF 파일 변환이 모두 끝나면 저장할 이름을 물어올 것이다. 원하는 적당한 이름으로 저장해
보자. 알아보기 쉽게 사이트 맵과 스토리보드를 합쳤다는 뜻으로 ‘IA+SB’라는 머리글을 붙여보았다.
PDF로 변환된 모습은 아래 그림과 같다.
| 그림 6. PDF로 변환된 엑셀과 파워포인트 파일 |
가장 위에 있는 파일이 엑셀 파일이 변환된 부분이고 아래 두 개는 파워포인트 파일이 변환된 것이다.
엑셀 파일의 경우 원본의 용지 설정이 세로로 되어 있어서 세로보기 형태로 변환됐다.
Acrobat은 원본 프로그램에서 정의된 형식 그대로 PDF 파일을 만들어준다는 것을 유념하자. |
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Adobe Acrobat의 효과와 이득 |
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이제 사이트 맵과 스토리보드를 하나의 파일로 묶어서 관리할 수 있게 됐다. 해당 문서의 검토를 위해
클라이언트에게 보내는 경우 두 개 문서를 각각 보낸다면 클라이언트는 두 번의 프린팅을 해야 하겠
지만 PDF로 변환해 통합된 파일을 보내면 클라이언트는 PDF 파일을 이용해 한번만 출력을 해도
되며 하나의 문서만 검토하고 관심의 대상에 두면 될 것이다.
파일 용량 측면에서도 아래 그림과 같은 효과를 보여준다.
| 그림 7. 용량 측면에서도 파일 가벼워졌음을 확인할 수 있다 |
파워포인트 110장 분량의 스토리보드 파일은 6.837KB였다. Zip 파일로 압축한 경우에도 대략 4MB
정도로 압축되던 것이 PDF 파일로 변환해 통합하자 대략 2MB 정도로 줄어들었다. 만약, 파워포인트
로 문서를 제작할 때 특별한 폰트를 사용하고 ppt 문서를 저장할 때 해당 폰트까지 포함시킨다면
파워포인트 파일과 PDF 파일과의 용량차이는 더욱 커졌을 것이다. |
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마치며 |
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다양한 문서를 다루고 또 보고를 진행하는 웹 기획자에게 Adobe Acrobat은 상당한 편리함을 가져다
줄 수 있는 프로그램이다. 위에서는 이종 문서간 결합이라는 아주 간단한 사례를 살펴보았지만 그
밖의 활용성에 대해 조금만 고민을 해본다면 Adobe Acrobat의 강력한 문서 제어 기능을 통해 여러
가지 방법으로 응용된 아이디어를 실제로 만들어 낼 수 있을 것이다.
여담이지만 작성된 문서를 클라이언트와 주고 받으며 협의하는 과정에서 새로운 과업 대상이 담당자
도 모르는 사이에 슬쩍 자리잡고 들어가 있는 것을 뒤늦게 발견하고 난처했던 경험이 있을 것이다.
이럴 때는 Adobe Acrobat의 문서보안 기능과 주석 기능을 사용한다면 상당부분 도움이 될 수 있을
것이다. |
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